Sous-traitance Qualiopi : règles, obligations et cas concrets
La sous-traitance permet à un organisme de formation d’élargir son offre, de mobiliser des compétences spécifiques ou d’absorber un pic d’activité. Une mauvaise interprétation des règles de sous-traitance Qualiopi peut entraîner une non-conformité, voire une perte de référencement sur Mon Compte Formation. Cet article vise à en expliquer toutes les règles. Il s’appuie sur le Référentiel National Qualité . Il est à jour des exigences applicables depuis avril 2024.
La sous-traitance dans la formation professionnelle est encadrée par le Code du travail
La certification Qualiopi peut être exigée pour un prestataire sous-traitant (sauf exception). En sous-traitance CPF, les règles ont changé depuis avril 2024.
L’organisme donneur d’ordre reste responsable de la qualité et de la conformité
Un sous-traitant non conforme peut impacter un audit
Comprendre la sous-traitance en vidéo
Qu’est-ce que la sous-traitance en formation professionnelle ?
Définition officielle de la sous-traitance
La sous-traitance en formation professionnelle désigne le fait pour un organisme donneur d’ordre de confier tout ou partie de la réalisation d’une action de formation à un prestataire sous-traitant. Ce prestataire peut être une personne physique (formateur indépendant) ou une personne morale (entreprise, organisme privé à but lucratif). La mission confiée est formalisée par un contrat de sous-traitance écrit, conclu entre les deux parties. Le prestataire principal conserve la relation contractuelle avec le bénéficiaire et porte la responsabilité de l’action réalisée. Autrement dit : la qualité, le suivi et l’évaluation restent à la charge de l’organisme principal.
Sous-traitance vs prestation de services : ne pas confondre
Une confusion fréquente apparaît lors des audits : assimiler une prestation de service à une sous-traitance de formation. La distinction repose sur la nature de l’intervention.
La certification Qualiopi est obligatoire pour tout prestataire concourant au développement des compétences et souhaitant bénéficier de financements publics ou mutualisés. Cette obligation découle du Code du travail et du cadre fixé par le ministère du Travail. Pour un prestataire sous-traitant, l’obligation dépend :
du type de mission confiée
du mode de financement
de l’existence ou non d’un lien direct avec le bénéficiaire
La distinction repose sur la nature de l’intervention.
Cas n°1 : le sous-traitant n’est pas en contact avec l’apprenant
Dans ce cas, la certification Qualiopi n’est pas exigée pour le sous-traitant. Le donneur d’ordre reste responsable de la mise en œuvre, du respect des critères et de la garantie de la qualité. En pratique, le sous-traitant doit tout de même :
respecter les procédures qualité
produire des éléments de preuve
s’intégrer à la démarche qualité de l’organisme principal
Ces exigences sont évaluées via l’indicateur 27 du référentiel.
Cas n°2 : sous-traitance CPF (règle en vigueur depuis le 1er avril 2024)
Depuis avril 2024, tout prestataire sous-traitant intervenant sur une action financée par le CPF doit être certifié Qualiopi. Cette règle s’applique même en l’absence de contact direct avec le bénéficiaire. Objectif affiché : renforcer la traçabilité, limiter les abus et garantir un niveau homogène de qualité sur le marché de la formation.
Un sous-traitant non certifié rend l’action inéligible au financement, avec un risque direct pour l’organisme donneur d’ordre.
Cas n°3 : prestations techniques ou administratives
Les prestations purement techniques ou administratives restent hors champ Qualiopi.
Exemples :
conception d’outils pédagogiques
gestion administrative
location de salles
support logistique
Ces interventions relèvent d’un contrat de service, sans impact sur la certification.
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La question revient systématiquement lors des audits. Elle mérite une réponse nette.
Quand le NDA est obligatoire
Un numéro de déclaration d’activité est exigé dès lors qu’un prestataire sous-traitant réalise une activité de formation au sens du Code du travail.
Sont concernés :
actions de formation
bilans de compétences
accompagnement VAE
formations par apprentissage
Peu importe le statut : personne physique, personne morale, activité principale ou accessoire. Avant de conclure un contrat pour intervenir au sein de formations référencées sur Mon Compte Formation, le donneur d’ordre doit s’assurer que le sous-traitant a un NDA.
Délai et conséquences en cas d’absence de NDA
Le NDA doit être demandé dans les trois mois suivant la première intervention réalisée.
En l’absence de déclaration :
la prestation sort du cadre légal
l’organisme principal assume la non-conformité
le financement CPF peut être rejeté
l’audit Qualiopi devient défavorable
En pratique, de nombreux refus de financement trouvent leur origine dans une déclaration tardive ou inexistante.
Quelles sont les règles spécifiques à la sous-traitance CPF ?
La sous-traitance CPF obéit à des règles strictes, précisées dans le guide de lecture et renforcées depuis avril 2024.
Contrat de sous-traitance : mentions obligatoires
Chaque contrat de sous-traitance doit être écrit, précis et cohérent avec l’action financée. Les éléments attendus sont clairement identifiés par l’administration.
Le contrat doit mentionner :
Les missions exercées au titre de l'intervention confiée
Le contenu et la sanction de la formation
Les moyens mobilisés
Les conditions de réalisation et de suivi de l'action
La durée de l'action
La période de réalisation
Le montant de la prestation
En pratique, un contrat mal cadré élargit le périmètre audité.
Plafonnement de la sous-traitance CPF (80 %)
Le chiffre d’affaires sous-traité sur le CPF est plafonné à 80 % du chiffre d’affaires annuel CPF de l’organisme principal. Ce seuil vise à limiter la sous-traitance en cascade et à préserver la responsabilité réelle du prestataire référencé.
Erreurs fréquemment observées :
calcul basé sur le chiffre d’affaires global
absence de suivi mensuel
Conditions d’éligibilité des sous-traitants CPF
Pour intervenir sur une action CPF, le prestataire sous-traitant doit :
disposer d’un numéro de déclaration d’activité
respecter les obligations légales, sociales et fiscales
ne pas être déréférencé de Mon Compte Formation
ne pas sous-traiter lui-même la mission confiée
disposer des capacités pédagogiques nécessaires pour réaliser la formation
disposer des autorisations nécessaires (habilitation à former) du porteur de la certification pour les formations préparant à des certifications enregistrées au RNCP ou au RS (sauf exception)
Comment la sous-traitance est-elle évaluée en audit Qualiopi ?
Le rôle clé de l’indicateur 27
L’indicateur 27 impose à l’organisme principal de démontrer sa capacité à :
sélectionner ses sous-traitants
encadrer leurs interventions
assurer un suivi et une évaluation de la qualité
Le certificateur ne se contente pas d’un contrat signé. Il attend une démarche qualité documentée et opérationnelle.
Ce que l’auditeur peut demander
Lors de l’audit, les éléments suivants sont fréquemment examinés :
contrats de sous-traitance
justificatifs présentés par les sous-traitants ou les salariés portéspreuves de suivi et d’évaluation
retours des bénéficiaires et du donneur d’ordre
L’absence de preuves démontrant la sélection et le pilotage des sous-traitants peut conduire à une non-conformité.
Peut-on échouer un audit à cause d’un sous-traitant ?
Oui. Si l’organisme ne démontre pas, dans l’échantillon audité, les dispositions mises en place pour vérifier la conformité du sous-traitant au référentiel, une non-conformité majeure peut être relevée. Un prestataire sous-traitant non conforme engage la responsabilité de l’organisme principal.
Êtes-vous concerné(e) par le Décret ?
Vous souhaitez comprendre si l'évolution de la réglementation a un impact sur votre activité en tant que donneur d'ordre et/ou en tant que sous-traitant ? Simplifiez la lecture du Décret et identifiez les étapes à suivre pour garantir le respect des nouvelles exigences.
Certaines situations relèvent de règles spécifiques. Elles sont souvent mal appliquées, alors qu’elles font partie des points vérifiés en audit.
Micro-entrepreneurs sous certains seuils
Les prestataires sous-traitants peuvent être dispensés de certification Qualiopi lorsque :
s’ils relèvent d'un régime autre que micro-social
s’ils relèvent d’un régime micro-social en réalisant un Chiffre d'Affaires supérieur à 77 700€ hors taxes par an
leur chiffre d’affaires annuel reste inférieur à 77 000 € HT/an
la mission ne couvre pas un bloc complet de compétences
Actions partielles ou blocs de compétences
Un sous-traitant qui intervient sur une partie limitée d’une action de formation (sans préparation complète à une certification RNCP ou RS) n’est pas soumis aux mêmes obligations d’habilitation. En revanche :
la mission doit être clairement définie
le contrat doit refléter la réalité de l’intervention
les modalités d’évaluation doivent être tracées
Formations des élus locaux
Les organismes intervenant sur la formation des élus sont soumis à des règles supplémentaires :
agrément spécifique délivré par l’autorité compétente
plafonnement à 45 % du montant total des frais pédagogiques sous-traités
Ces formations font l’objet d’une attention particulière lors des contrôles.
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